HubSpotin hinnoittelu avattuna – näin rakennat kustannustehokkaan käyttöönoton

HubSpot on noussut yhdeksi suosituimmista markkinoinnin, myynnin ja asiakaspalvelun alustoista  ja syystä. Se kokoaa yhteen työkalut, joilla yritykset voivat automatisoida markkinointiaan, tehostaa myyntiään ja rakentaa parempia asiakaskokemuksia.

Yrityksen liiketoimintamalli ja kokoluokka ratkaisevat kumpi on kustannustehokkaampi: ALL-IN HubSpot vai 15 erillistä järjestelmää, jotka pitää integroida yhdeksi kokonaisuudeksi.

Vuosien varrella on tullut muutamalta asiakkaalta suora palaute: "Kiitos, kun myit meille HubSpotin yli kymmenen vuotta sitten. Olemme säästäneet kymmeniä tuhansia IT-kuluissa."

Mutta jos olet joskus yrittänyt selvittää HubSpotin hinnastoa, tiedät, ettei se ole yksinkertainen hinnastosivu ja nk. “helpponakki”. Hinnoittelu koostuu useista Hubeista ja ymmärtämällä nämä ominaisuudet ja niiden hinnoittelumallit,  voi tutkimusmatka johtaa väärään tulkintaan ja reittiin. HubSpot Starterin voit ostaa suoraan verkosta, mutta kun eteen tulee Pro-tason lisenssi, niin on syytä varata aika Cocolta ja keskustella digistrategin kanssa, millainen lisenssicombo olisi paras ratkaisu. 

Koostin tähän blogiin digistrategin näkökulmasta tärkeimmät asiat, jotka kannattaa tietää HubSpotin hinnoittelusta ennen käyttöönottoa.

1. Valitse oikeat Hubit – ei kaikkea kerralla

HubSpot jakautuu viiteen päämoduuliin (Hubiin):

• Marketing Hub – markkinoinnin automaatio, kampanjat ja liidien hallinta
  
  
• Sales Hub – myynnin työkalut ja putken hallinta
  
  
• Service Hub – asiakaspalvelun ja tukitiimien ratkaisut
  
  
• CMS Hub – verkkosivujen ja sisällön hallinta
  
  
• Operations Hub – dataintegraatiot ja prosessien automatisointi
  
  

Voit ottaa käyttöön yhden Hubin, useamman tai koko CRM Suite -paketin. Moni yritys aloittaa yhdellä Hubilla ja laajentaa tarpeen mukaan. Tämä on usein kustannustehokkain tie.

2. Lisenssitaso määrittää, kuinka pitkälle pääset

Jokaisesta Hubista löytyy kolme tasoa:

• Starter – sopii pienille tiimeille ja aloitukseen
  
  
• Professional – kattavammat työkalut kasvaville yrityksille
  
  
• Enterprise – kaikki ominaisuudet suurille, vaativille organisaatioille
  
  

Valinta kannattaa tehdä tulevaisuutta silmällä pitäen: jos tiedät, että prosessit monimutkaistuvat, on usein järkevämpää hypätä suoraan Professional-tasolle. Näiden lisenssien osalta minulla on noin sadan portaalin ostokokemus yhdessä asiakkaiden kanssa. Olen huomannut, että kokeneen partnerin mukaantulo neuvotteluihin nostaa rimaa sopivasti myös HubSpotin myyjälle.

Tiesithän, että HubSpotin Pro-tason lisenssin käyttöönoton tekee joko partneri tai HubSpot? Siksi on hyvä ottaa partneri mukaan heti alkuvaiheessa. Yhdessä otetaan yhteyttä HubSpotin myyjään ja aloitetaan neuvottelut. Sillä ensimmäinen kysymys hubSpotin puolelta on, kuka tekee käyttöönoton? 

3. Käyttäjäkohtainen hinnoittelu – uutta vuodesta 2024

HubSpot siirtyi käyttäjäperustaiseen malliin, joka tuo enemmän läpinäkyvyyttä:

• View-only-käyttäjä – maksuton, mutta vain lukuoikeus
  
  
• Core seat – alkaen n. 15 €/kk Starter-tasolla ja jopa 75 €/kk Enterprise-tasolla
  
  
• Sales/Service seat – Professional-tasolta alkaen noin 90–150 €/kk
  
  

Mitä tämä tarkoittaa käytännössä? Et maksa enää isosta lisenssistä tiimille, joka ei käytä kaikkia ominaisuuksia. Jokaiselle voidaan valita sopiva rooli ja hinta. Tämä on ostamisessa hyvin tärkeä linjaus: Millaiset on tiimisi roolit tai mihin heidän pitäisi kasvaa seuraavan 3, 6 tai 12 kuukauden aikana? 

4. Kontaktimäärät vaikuttavat erityisesti Marketing Hubiin

Marketing Hubin kustannukset nousevat kontaktimäärän kasvaessa.

• Starter taso sisältää yleensä 1 000 kontaktia, Pro -tasolla lähdetään tyypillisesti 2000.sta.
  
  
• Jokainen lisäkontakti on kustannus, joten datan siivous ja segmentointi kannattaa tehdä jo ennen käyttöönottoa. Hintaan voi myös vaikuttaa sillä, että kaikki kontaktit eivät ole markkinointikontakteja. Tämä on se "salainen malli", jonka avulla sinulla voi olla 20.000 yritystä ja 10.000 kontaktia HubSpotin CRM:ssä, mutta maksat vain 2000:sta.
  
  
• CMS- ja Operations Hubissa kontaktimäärä ei lisää kustannuksia.
  
  

Usein unohtuu, että pelkkä lisenssi ei riitä:

• Käyttöönotto- ja konsultointiprojektit maksavat tyypillisesti 2 000–12 000 € riippuen laajuudesta. Meidän mielestä käyttöönotto on intro HubSpot Admin -palveluun. Tutustu hintatasoon. Käyttöönotto pitää tehdä kerralla oikein, sillä todelliset tehot löytyvät vasta 3-9 kuukauden kuluessa startista.
  
  
• Kolmansien osapuolten integraatiot voivat tuoda lisäkustannuksia.
  
  

Kokenut kumppani säästää rahaa pitkällä aikavälillä. Hyvä käyttöönotto estää virheet, jotka maksavat myöhemmin paljon enemmän. Totuus on myös se, että HubSpotin ominaisuudet kehittyvät kiihtyvällä tahdilla. Nyt esimerkiksi AI:n ympärillä tapahtuva tuotekehitys on saanut varsinaiset siivet ja ominaisuuksia satelee viikottain. Siksi Cocon  HubSpot  Admin-palvelu on hyvä keino varmistaa jatkuva parantaminen ja kaupallisten tavoitteiden toteutuminen. Vinkki, vinkki.

Miten optimoida HubSpot-kustannukset?

• Aloita vain niillä Hubeilla, joita oikeasti tarvitset.
• Suunnittele käyttäjäroolit huolellisesti – mieti lisenssitarve ja ennakoi.
• Siivoa ja segmentoi markkinointikontaktit ennen käyttöönottoa.
• Käytä kumppania, joka varmasti osaa käyttöönoton, koulutuksen ja teknologian.
• Itse en ostaisi käyttöönottoa kokemattomalta, nää on liian arvokkaita järjestelmiä harjoitteluun. Sellainen sadan portaalin kokemus olisi hyvä minimi:)
  
  

HubSpotin hinnoittelu voi tuntua monimutkaiselta, mutta kun ymmärrät Hubeihin, lisenssitasoihin, käyttäjiin ja kontakteihin liittyvän logiikan, voit rakentaa juuri sinun yrityksellesi sopivan ja kustannustehokkaan ratkaisun. 

Kokeneen kumppanin kutsuminen mukaan lisenssineuvotteluihin, käyttöönottoon ja jatkuviin palveluihin, on hyvä tehdä kun hankintaa valmistelee. Lisenssit taas kannattaa ostaa kuukauden tai H1- tai H2 -jaksojen viimeisenä päivänä, kahden-kolmen vuoden kiinteään hintaan.