CRM-ohjelmiston valinta ei ole “IT-hankinta”. Se on päätös siitä, miten teidän myynti ja markkinointi toimivat joka päivä vuonna 2026.
Ja sanon tämän ääneen, koska jonku muunkin pitäisi:
Jos valitset CRM:n vääristä syistä, maksat siitä kahdesti. Ensin lisensseinä ja integraatioina. Sitten menetettyinä kauppoina, kun myyjät palaavat Exceliin ja “muistiinpanoihin pään sisällä”.
Minä olen digistrategi Jouni Koistinen, ja tässä oppaassa kerron suoraan:
mitä kriteerejä CRM:ssä pitää oikeasti katsoa vuonna 2026
miksi tekoäly ei pelasta sotkuista dataa
miten vältät ne virheet, joilla CRM-projektit yleensä tapetaan jo ennen starttia
Hyvä CRM tekee kolme asiaa samaan aikaan:
Luo yhden totuuden asiakkuuksista (ei viittä eri listaa eri ihmisillä)
Nopeuttaa myyntisykliä (vähemmän säätöä, enemmän järkeviä next stepejä)
Nostaa myynnin laatua (oikeat liidit → oikeaan aikaan → oikeille myyjille)
Huono CRM tekee myös kolme asiaa:
Pakottaa myyjät kirjautumaan “raportointia varten”
Pirstoo tiedon markkinoinnin, myynnin ja asiakaspalvelun välille
Tekee AI:sta kalliin lelun, koska data on likainen tai irrallaan
Ja sitten ihmetellään, miksi CRM ei “tuottanut ROI:ta”.
CRM-projektit kaatuvat harvoin siihen, ettei järjestelmässä olisi ominaisuuksia.
Ne kaatuvat siihen, että:
kukaan ei määrittele, mikä on teidän liiketoiminta - ja myyntiprosessi (oikeasti, ei powerpointissa)
kukaan ei omista dataa (ja siksi kukaan ei siivoa sitä)
tiimille ei anneta aikaa oppia, koska “pitää tehdä myyntiä”
ostetaan integraatioita kuin legopalikoita ja yllätytään, kun budjetti räjähtää
Siksi CRM-valinnassa ei kannata aloittaa “kuka on halvin”. Aloita tästä:
Ensimmäinen kysymys ei ole “mitä CRM osaa”, vaan:
Myyttekö pitkiä projekteja, jatkuvia sopimuksia vai molempia?
Onko teillä ABM/kohdetilit (tietyt yritykset, joihin keskitytte) vai volyymi-inbound?
Oletteko monen roolin päätöksenteossa vai yksi päättäjä?
Jos CRM ei taivu teidän GTM-malliin (go-to-market), se alkaa ohjata toimintaa väärään suuntaan.
Vinkki: Pyydä demo “meidän datalla ja meidän prosessilla” älä geneerisellä myyntidatalla.
CRM onnistuu tai epäonnistuu myyjien arjessa.
Tarkista nämä:
Onko tärkeimmät toiminnot 3 klikkauksen sisällä?
Toimiiko mobiili oikeasti vai “teoriassa”?
Voiko myyjä tehdä työnsä ilman, että hänestä tulee järjestelmäkonsultti?
Jos käyttöönotto vaatii 2 viikon koulutuksen ja 100-sivuisen manuaalin, arvaa mitä tapahtuu: myyjät tekevät minimin ja laatu romahtaa.
Integraatiot ovat usein se kohta, jossa CRM-hankinnat muuttuvat “pienestä projektista” jatkuvaksi remontiksi.
Kysy nämä ennen kuin liität mitään:
Mitä pitää integroida pakosta (ERP, talous, support)?
Mitä voi jättää tekemättä ja silti onnistua?
Kuka omistaa integraatiot ja ylläpidon 6 kk päästä?
Neuvo: Jos järjestelmä väittää “integroituu kaikkeen”, kysy heti:
“Paljonko tämä maksaa käytännössä ja kuka ylläpitää?”
Tämä on se kohta, jonka kilpailijat usein kiertävät, koska se ei kuulosta seksikkäältä:
Tekoäly on niin hyvä kuin data, jota sille syötät.
Jos CRM:ssä on:
duplikaatteja
puuttuvia toimialoja
epäselviä omistajuuksia
vanhentuneita kontakteja
yrityksiä ilman domainia
…niin AI tekee “älykkäitä” päätöksiä huonon pohjan päälle.
Vinkki: Tee data-audit ennen kuin ostat lisää automaatiota. Muuten optimoinnin sijasta rakennat virheiden autopilottia.
Moni puhuu segmentoinnista kuin se olisi vain “listoja kontakteista”. B2B:ssä segmentointi on myös yritystasolla.
Tarkista, pystytkö:
segmentoimaan yrityksiä, ei vain henkilöitä
yhdistämään intent-signaaleja (käynnit, sisällöt, avaukset) tilitasolle
rakentamaan kohdetileille (ABM) “näkyvyys → kiinnostus → kontakti → myynti” -ketjun
Jos teillä on ABM-malli (tai haluatte siihen), CRM:n pitää tukea sitä luonnollisesti – muuten myynti tekee tämän manuaalisesti. Ja se tarkoittaa: ei tapahdu.
Vuonna 2026 AI-ominaisuudet ovat “kaikilla”. Se ei ole enää erottautumistekijä.
Erot tulee siitä, mihin AI kytketään. Hyvässä CRM:ssä AI auttaa esimerkiksi:
tunnistamaan ostoaikomuksen signaaleja (mitä kulutetaan ja kuinka usein)
ehdottamaan seuraavaa parasta toimenpidettä (next best action)
tiivistämään asiakashistorian myyjälle 30 sekunnissa
automatisoimaan rutiinit (seuranta, muistutukset, tehtävät, sisällön personointi)
Neuvo: Älä osta AI:ta “koska se on AI”. Osta AI vain, jos se poistaa manuaalista työtä ja parantaa päätöksiä. HubSpotissa se on jo valmiina, pääset rikastamaan tietoa heti.
B2B-ostaminen ei ole lineaarinen suppilo. Ostaja poukkoilee, vertailee, kysyy AI:lta, keskustelee kollegoiden kanssa ja palaa asiaan myöhemmin.
Siksi CRM:n tehtävä on:
kerätä signaalit
muuttaa ne prioriteeteiksi
viedä ne myynnin arkeen ilman kitkaa
Käytännössä ostoaikomus näkyy käyttäytymisenä, ei “mielipiteenä”.
Esimerkkejä signaaleista:
toistuvat käynnit samoissa teemoissa (hinnoittelu, vertailu, käyttöönotto)
usean henkilön aktiivisuus samasta yrityksestä
sisällöt, jotka liittyvät päätöksentekoon (ROI, riskit, vaihtoehdot)
kalenterivaraukset ja vastausaktiivisuus
CRM:n pitää pystyä nostamaan nämä esiin niin, että myyjä ymmärtää sekunneissa: miksi tämä liidi on nyt kuuma.
Liidien pisteytys ei ole “markkinoinnin lelu”. Se on yhteinen sopimus siitä, milloin myynti toimii.
Hyvä pisteytys yhdistää:
demografian (ICP-fit)
käyttäytymisen (intent)
ajallisen kontekstin (millä aikajänteellä signaalit tapahtuivat)
Vinkki: Määritä raja-arvot (esim. “75 pistettä = myynti reagoi 24h sisällä”) ja tee siitä prosessi, ei toive.
Onnistunut käyttöönotto etenee näin:
Tarpeet ja prosessi (myyntivaiheet, omistajuudet, tavoitteet)
Data kuntoon (siivous, duplikaatit, pakolliset kentät, domainit)
Perusautomaatio (tehtävät, muistutukset, seuranta)
Raportointi ja KPI:t (mitä mitataan viikoittain)
Vasta sitten laajemmat integraatiot ja “hienoudet”
Jos aloitat kohdasta 4 tai 5, rakennat talon katosta.
CRM ei korjaa epäselvää myyntiprosessia. Se vain tekee siitä näkyvän.
Määritä:
mitä tarkoittaa Lead, MQL, SQL, opportunity teillä
milloin siirrytään vaiheesta toiseen
mitä myyjän pitää kirjata (minimi, ei romaania)
Käyttöönotto ei ole “koulutus yksi päivä ja menoksi”.
Tarvitaan:
perehdytys peruspolkuun (mitä teen, kun liidi tulee?)
yhteiset pelisäännöt (mitä kirjataan ja miksi)
jatkuva sparraus ja optimointi (mikä tökkii, mikä toimii)
Ja kyllä: samalla pitää tehdä myös AI-roadmap, mitä te voitte automatisoida nyt, ja mitä myöhemmin.
Halpa lisenssi voi tulla kalliiksi, jos:
integraatiot maksavat enemmän kuin CRM
käyttöaste jää matalaksi
raportointi ei toimi ilman lisämoduuleja
CRM:n käyttöönotto vaatii aikaa. Piste.
Jos tiimillä ei ole aikaa:
määritellä prosessia
siivota dataa
opetella käyttöä
…te ette “säästä”. Te siirrätte epäonnistumisen päivämäärää.
CRM on 12–36 kuukauden päätös.
Jos valitset sen kahdessa viikossa ilman määrittelyä, saat juuri sen lopputuloksen mitä luuletkin.
Oikea taso on tämä:
siivoa kriittinen (duplikaatit, domainit, omistajuudet, pakolliset kentät)
tee prosessi, jolla laatu pysyy
älä jää odottamaan “täydellistä dataa” ennen kuin alat myydä
Integroi vain se, mikä:
parantaa myyjien arkea
parantaa datan laatua
mahdollistaa automaation, jota oikeasti käytetään
Tässä Jounin “no nonsense” -checklist:
CRM on hyvä valinta, jos:
myyjät käyttävät sitä vapaaehtoisesti (koska se helpottaa työtä)
data on riittävän puhdasta, että raportteihin voi luottaa
markkinointi ja myynti näkevät saman totuuden
AI poistaa manuaalista työtä (ei lisää sitä)
integraatiot ovat hallittuja ja omistettuja
CRM on huono valinta, jos:
se vaatii jatkuvaa pakottamista ja kontrollia
raportit ovat “sinne päin”
jokainen uusi tarve vaatii konsultin
AI on päälleliimattu demo-ominaisuus ilman oikeaa dataa
Jos haluat, voin katsoa teidän tilanteen läpi samalla tavalla kuin teen asiakkaille sparrauksissa:
missä CRM estää kasvua juuri nyt
mitkä 3 asiaa kannattaa korjata ensin
ja mikä järjestelmä tukee teidän myyntimallia (eikä toisin päin)