Digistrategin opas CRM-ohjelmiston valintaan B2B-myyntitiimeille 2026

CRM-ohjelmiston valinta ei ole “IT-hankinta”. Se on päätös siitä, miten teidän myynti ja markkinointi toimivat joka päivä vuonna 2026.

Ja sanon tämän ääneen, koska jonku muunkin pitäisi:
Jos valitset CRM:n vääristä syistä, maksat siitä kahdesti. Ensin lisensseinä ja integraatioina. Sitten menetettyinä kauppoina, kun myyjät palaavat Exceliin ja “muistiinpanoihin pään sisällä”.

Minä olen digistrategi Jouni Koistinen, ja tässä oppaassa kerron suoraan:

• mitä kriteerejä CRM:ssä pitää oikeasti katsoa vuonna 2026

• miksi tekoäly ei pelasta sotkuista dataa

• miten vältät ne virheet, joilla CRM-projektit yleensä tapetaan jo ennen starttia
  
  

Miksi CRM on kriittinen B2B-myyntitiimeille vuonna 2026?

Hyvä CRM tekee kolme asiaa samaan aikaan:

1. Luo yhden totuuden asiakkuuksista (ei viittä eri listaa eri ihmisillä)

2. Nopeuttaa myyntisykliä (vähemmän säätöä, enemmän järkeviä next stepejä)

3. Nostaa myynnin laatua (oikeat liidit → oikeaan aikaan → oikeille myyjille)

Huono CRM tekee myös kolme asiaa:

1. Pakottaa myyjät kirjautumaan “raportointia varten”

2. Pirstoo tiedon markkinoinnin, myynnin ja asiakaspalvelun välille

3. Tekee AI:sta kalliin lelun, koska data on likainen tai irrallaan

Ja sitten ihmetellään, miksi CRM ei “tuottanut ROI:ta”.

Totuus CRM-projekteista: ne eivät yleensä epäonnistu työkalun takia

CRM-projektit kaatuvat harvoin siihen, ettei järjestelmässä olisi ominaisuuksia.

Ne kaatuvat siihen, että:

• kukaan ei määrittele, mikä on teidän liiketoiminta - ja myyntiprosessi (oikeasti, ei powerpointissa)

• kukaan ei omista dataa (ja siksi kukaan ei siivoa sitä)

• tiimille ei anneta aikaa oppia, koska “pitää tehdä myyntiä”

• ostetaan integraatioita kuin legopalikoita ja yllätytään, kun budjetti räjähtää

Siksi CRM-valinnassa ei kannata aloittaa “kuka on halvin”. Aloita tästä:

CRM-ohjelmiston valintakriteerit vuonna 2026

1) Sopivuus teidän liiketoimintamalliin (ei “kaikille sopiva”)

Ensimmäinen kysymys ei ole “mitä CRM osaa”, vaan:

• Myyttekö pitkiä projekteja, jatkuvia sopimuksia vai molempia?

• Onko teillä ABM/kohdetilit (tietyt yritykset, joihin keskitytte) vai volyymi-inbound?

• Oletteko monen roolin päätöksenteossa  vai yksi päättäjä?

Jos CRM ei taivu teidän GTM-malliin (go-to-market), se alkaa ohjata toimintaa väärään suuntaan.

Vinkki: Pyydä demo “meidän datalla ja meidän prosessilla”  älä geneerisellä myyntidatalla.

2) Käyttäjäystävällisyys: myyjä ei ole järjestelmänhoitaja

CRM onnistuu tai epäonnistuu myyjien arjessa.

Tarkista nämä:

• Onko tärkeimmät toiminnot 3 klikkauksen sisällä?

• Toimiiko mobiili oikeasti vai “teoriassa”?

• Voiko myyjä tehdä työnsä ilman, että hänestä tulee järjestelmäkonsultti?

Jos käyttöönotto vaatii 2 viikon koulutuksen ja 100-sivuisen manuaalin, arvaa mitä tapahtuu: myyjät tekevät minimin ja laatu romahtaa.

3) Integraatiot: jokainen liitos on riski, kustannus ja ylläpito

Integraatiot ovat usein se kohta, jossa CRM-hankinnat muuttuvat “pienestä projektista” jatkuvaksi remontiksi.

Kysy nämä ennen kuin liität mitään:

• Mitä pitää integroida pakosta (ERP, talous, support)?

• Mitä voi jättää tekemättä ja silti onnistua?

• Kuka omistaa integraatiot ja ylläpidon 6 kk päästä?

Neuvo: Jos järjestelmä väittää “integroituu kaikkeen”, kysy heti:
“Paljonko tämä maksaa käytännössä ja kuka ylläpitää?”

4) Puhdas data: tekoäly ei korjaa sotkua, se monistaa sen

Tämä on se kohta, jonka kilpailijat usein kiertävät, koska se ei kuulosta seksikkäältä:

Tekoäly on niin hyvä kuin data, jota sille syötät.

Jos CRM:ssä on:

• duplikaatteja

• puuttuvia toimialoja

• epäselviä omistajuuksia

• vanhentuneita kontakteja

• yrityksiä ilman domainia

…niin AI tekee “älykkäitä” päätöksiä huonon pohjan päälle.

Vinkki: Tee data-audit ennen kuin ostat lisää automaatiota. Muuten optimoinnin sijasta rakennat virheiden autopilottia.

5) Segmentointi, joka ei rajoitu kontakteihin

Moni puhuu segmentoinnista kuin se olisi vain “listoja kontakteista”. B2B:ssä segmentointi on myös yritystasolla.

Tarkista, pystytkö:

• segmentoimaan yrityksiä, ei vain henkilöitä

• yhdistämään intent-signaaleja (käynnit, sisällöt, avaukset) tilitasolle

• rakentamaan kohdetileille (ABM) “näkyvyys → kiinnostus → kontakti → myynti” -ketjun

Jos teillä on ABM-malli (tai haluatte siihen), CRM:n pitää tukea sitä luonnollisesti – muuten myynti tekee tämän manuaalisesti. Ja se tarkoittaa: ei tapahdu.

6) Tekoäly myynnin tukena: mitä AI:n pitäisi tehdä oikeasti?

Vuonna 2026 AI-ominaisuudet ovat “kaikilla”. Se ei ole enää erottautumistekijä.

Erot tulee siitä, mihin AI kytketään. Hyvässä CRM:ssä AI auttaa esimerkiksi:

• tunnistamaan ostoaikomuksen signaaleja (mitä kulutetaan ja kuinka usein)

• ehdottamaan seuraavaa parasta toimenpidettä (next best action)

• tiivistämään asiakashistorian myyjälle 30 sekunnissa

• automatisoimaan rutiinit (seuranta, muistutukset, tehtävät, sisällön personointi)

Neuvo: Älä osta AI:ta “koska se on AI”. Osta AI vain, jos se poistaa manuaalista työtä ja parantaa päätöksiä. HubSpotissa se on jo valmiina, pääset rikastamaan tietoa heti. 

CRM:n rooli dataohjautuvassa asiakaspolussa

B2B-ostaminen ei ole lineaarinen suppilo. Ostaja poukkoilee, vertailee, kysyy AI:lta, keskustelee kollegoiden kanssa ja palaa asiaan myöhemmin.

Siksi CRM:n tehtävä on:

• kerätä signaalit

• muuttaa ne prioriteeteiksi

• viedä ne myynnin arkeen ilman kitkaa
  
  

Ostoaikomusten tunnistaminen: signaalit, joihin kannattaa reagoida

Käytännössä ostoaikomus näkyy käyttäytymisenä, ei “mielipiteenä”.

Esimerkkejä signaaleista:

• toistuvat käynnit samoissa teemoissa (hinnoittelu, vertailu, käyttöönotto)

• usean henkilön aktiivisuus samasta yrityksestä

• sisällöt, jotka liittyvät päätöksentekoon (ROI, riskit, vaihtoehdot)

• kalenterivaraukset ja vastausaktiivisuus

CRM:n pitää pystyä nostamaan nämä esiin niin, että myyjä ymmärtää sekunneissa: miksi tämä liidi on nyt kuuma.

Liidien pisteytys: kohdistetaan huomio sinne, missä raha liikkuu

Liidien pisteytys ei ole “markkinoinnin lelu”. Se on yhteinen sopimus siitä, milloin myynti toimii.

Hyvä pisteytys yhdistää:

• demografian (ICP-fit)

• käyttäytymisen (intent)

• ajallisen kontekstin (millä aikajänteellä signaalit tapahtuivat)

Vinkki: Määritä raja-arvot (esim. “75 pistettä = myynti reagoi 24h sisällä”) ja tee siitä prosessi, ei toive.

Parhaat käytännöt CRM:n käyttöönotossa

1) Selkeä roadmap: mitä tehdään ensin, mitä myöhemmin?

Onnistunut käyttöönotto etenee näin:

1. Tarpeet ja prosessi (myyntivaiheet, omistajuudet, tavoitteet)

2. Data kuntoon (siivous, duplikaatit, pakolliset kentät, domainit)

3. Perusautomaatio (tehtävät, muistutukset, seuranta)

4. Raportointi ja KPI:t (mitä mitataan viikoittain)

5. Vasta sitten laajemmat integraatiot ja “hienoudet”

Jos aloitat kohdasta 4 tai 5, rakennat talon katosta.

2) Myyntiprosessin vaiheet: yksinkertainen voittaa

CRM ei korjaa epäselvää myyntiprosessia. Se vain tekee siitä näkyvän.

Määritä:

• mitä tarkoittaa Lead, MQL, SQL, opportunity teillä

• milloin siirrytään vaiheesta toiseen

• mitä myyjän pitää kirjata (minimi, ei romaania)
  
  

3) Myyjien osaaminen + AI-valmius: ilman tätä käyttöaste jää matalaksi

Käyttöönotto ei ole “koulutus yksi päivä ja menoksi”.

Tarvitaan:

• perehdytys peruspolkuun (mitä teen, kun liidi tulee?)

• yhteiset pelisäännöt (mitä kirjataan ja miksi)

• jatkuva sparraus ja optimointi (mikä tökkii, mikä toimii)

• Yhteinen pelikirja
  
  
• Yhtenäiset viestipohjat

Ja kyllä: samalla pitää tehdä myös AI-roadmap, mitä te voitte automatisoida nyt, ja mitä myöhemmin.

Yleisimmät virheet CRM-ohjelmiston valinnassa

Virhe 1: Keskitytään vain lisenssihintaan

Halpa lisenssi voi tulla kalliiksi, jos:

• integraatiot maksavat enemmän kuin CRM

• käyttöaste jää matalaksi

• raportointi ei toimi ilman lisämoduuleja
  
  

Virhe 2: Alibudjetoidaan oma ajankäyttö

CRM:n käyttöönotto vaatii aikaa. Piste.

Jos tiimillä ei ole aikaa:

• määritellä prosessia

• siivota dataa

• opetella käyttöä

…te ette “säästä”. Te siirrätte epäonnistumisen päivämäärää.

Virhe 3: Kiireessä päätetään, koska “pitää saada tämä maaliin”

CRM on 12–36 kuukauden päätös.
Jos valitset sen kahdessa viikossa ilman määrittelyä, saat juuri sen lopputuloksen mitä luuletkin.

Virhe 4: Datapuhtaudesta tehdään joko pakkomielle tai sitä ei tehdä ollenkaan

Oikea taso on tämä:

• siivoa kriittinen (duplikaatit, domainit, omistajuudet, pakolliset kentät)

• tee prosessi, jolla laatu pysyy

• älä jää odottamaan “täydellistä dataa” ennen kuin alat myydä
  
  

Virhe 5: Integraatioista tehdään “pakko”, vaikka ne ovat valinta

Integroi vain se, mikä:

• parantaa myyjien arkea

• parantaa datan laatua

• mahdollistaa automaation, jota oikeasti käytetään

Miten teet tästä päätöksen käytännössä?

Tässä Jounin “no nonsense” -checklist:

CRM on hyvä valinta, jos:

• myyjät käyttävät sitä vapaaehtoisesti (koska se helpottaa työtä)

• data on riittävän puhdasta, että raportteihin voi luottaa

• markkinointi ja myynti näkevät saman totuuden

• AI poistaa manuaalista työtä (ei lisää sitä)

• integraatiot ovat hallittuja ja omistettuja
  
  

CRM on huono valinta, jos:

• se vaatii jatkuvaa pakottamista ja kontrollia

• raportit ovat “sinne päin”

• jokainen uusi tarve vaatii konsultin

• AI on päälleliimattu demo-ominaisuus ilman oikeaa dataa
  
  

Seuraava askel

Jos haluat, voin katsoa teidän tilanteen läpi samalla tavalla kuin teen asiakkaille sparrauksissa:

• missä CRM estää kasvua juuri nyt

• mitkä 3 asiaa kannattaa korjata ensin

• ja mikä järjestelmä tukee teidän myyntimallia (eikä toisin päin)